質は落とさずスピードを上げる！「時短」企画書作成術とは？

ビジネスにおいて、キレイな企画を作ることが目的になってしまっていることはありませんか？
企画書作成は重要な仕事ですが、それ自体は「目的」達成のための「手段」でしかありません。
ここでは、ちょっとした工夫で、企画書の作成時間を短縮できるコツをご紹介します。「時短」企画書作成術をマスターして、提案効率を高めましょう。
企画書は、時間をかければ質が上がるというわけではありません。効率的に作成して、作成時間を短縮できれば、浮いた時間で他の業務をこなせるようになり、仕事の生産性はより上がります。また、作業を効率化できれば、企画書を作成することの苦手意識を払拭できるでしょう。

時間は短縮しても、妥協はしない

企画書の作成時間を短縮することで、質が下がってしまうのではないか――。このような不安を持つ方も多いのではないでしょうか。しかし、そのような心配はいりません。ほとんどの場合、企画書の質が下がってしまうのは、時間を短縮したからではなく、手抜きをしてしまうからです。
時短と手抜きは大きく違います。時間は短縮しても、重要な要素はもれなく盛り込むことが必要なのです。逆にいえば、この重要な要素を盛り込んでいれば、それ以外の点は要約してしまう、又は削除してもいいでしょう。
それでは、企画書に、最低限に入れなくてはならない重要な要素は何かを説明していきます。

一つ目は「課題」です。
相手が何を問題としていて、何を解決したいのかを記載します。「あなたの要望は分かっています」ということを提案を受ける側に伝えておくのです。

二つ目は「基本方針」。
企画全体の意図を書きます。「誰に」「何を」「なぜ（理由）」「どうやって」といった、企画の大枠を伝えていきます。

三つ目は「具体案」です。
基本方針を受けて、具体的に何をするかを記載します。相手へのメリットをしっかり伝えていきましょう。

最後は、「条件」となります。
その企画を実施するための費用やスケジュールを書かないと、実施の可否の判断はくだせません。
これらの要素は、採用されるための必須事項といっていいでしょう。時間がないと焦るばかり、これらの重要な要素を省いてしまうとせっかくの提案が採用されず、結果的に作成にあてた時間が無駄になってしまいます。

ちょっとした工夫で、作成時間を大幅短縮

作成時間を短縮するといっても、大掛かりな改善が必要なわけではありません。ちょっとした工夫を積み重ねることで、結果として大幅に時間が短縮できます。ここでは、明日からでもすぐに実行できる、時間短縮のちょっとしたコツをご紹介します。

①　流用できるものは、なんでも使ってしまおう！
過去の企画書や同僚が書いた企画書は、流用できるものなら、なんでも使ってしまいましょう。これは、時短で作成するにあたっての原則です。毎回、ゼロから作業をスタートしていては、効率はなかなか上がりません。培ってきた資源は有効に活用することです。日ごろから、過去の企画書をアクセスしやすいように整理しておく、同僚から企画書をもらっておくなどしておけば、いざというときに流用しやすくなります。

②　自分流のテンプレートを作っておく
事前にテンプレートを用意しておけば、作成時間はぐっと短縮できます。ここで注意いただきたいのは、ネット上にあふれる既存のテンプレートではなく、自分の環境にあわせたテンプレートを用意することです。テンプレートをうまく使いこなせない、という声がありますが、それは他者が作成したテンプレートに無理やりあてはめようとするからです。当然ながら、個々の状況によって、どのような企画書が適切なのかは変わります。そのため、自分の提案環境にあわせた「自分流テンプレート」を作成しておくことをおすすめします。

③　言葉・レイアウトをシンプル化しよう
企画書のなかには、1ページに隙間もないほど、びっしりとテキストや画像が埋まっているものがあります。これでは、読み手にとっても理解するのが大変なばかりか、提案する側も作成の負担が大きくなってしまいます。できるかぎり、言葉やレイアウトはシンプルにまとめるようにしましょう。
概して、言葉が多くなる原因は、何を書けばよいかが曖昧になっているケースが多いものです。この場合、まずは、全体のページネイションを作成して、各ページに箇条書きで何を書くのかを決めてから、作成することをおすすめします（これをアウトラインと呼びます）。提案の流れを明確にして、各ページで伝えることを決めてから最後に肉付けをしていくことで、結果として時間短縮につなげることができます。